ارتباط با رسانه ها و ارائه اخبار به آنها یکی از وظیفه های ذاتی روابط عمومی هاست که برخی این وظیفه را به فراموشی سپرده اند و کار اطلاع رسانی را به طور کلی تعطیل کرده اند و یا به قرار دادن اخبار در سایت دستگاه مربوطه خود منحصر کرده اند.
برخی مسئولان این روابط عمومی ها با تشخیص ندادن تفاوت سایت اطلاع رسانی با رسانه های جمعی، خود را درگیر رقابتی بی حاصل با رسانه ها کرده و سعی می کنند اخبار را زودتر روی سایت خود قرار دهند.
هر چند نوسازی سایت های برخی ادارات با تاخیر انجام می شود ولی در صورت به روز بودن هم، سایت کارکرد دیگری دارد و هرگز جای یک رسانه را نمی گیرد، ضمن آنکه انتشار همزمان یک خبر در سایت یک اداره و نیز رسانه های جمعی مانعی ندارد و حتی بر وزن کار می فزاید.
ناگفته پیداست که اخبار پیش بینی وضعیت حوادث غیر مترقبه نظیر طوفان وسیل و یا حوادث مهم مثل آتش سوزی ها باید به سرعت در رسانه های عمومی منتشر شود و انتشار اینگونه خبرها در سایت دستگاه های تخصصی از مسئولیت روابط عمومی نسبت به رسانه ها و افکار عمومی نمی کاهد.
برخی روابط عمومی ها نیز برای رقابت با رسانه ها، به سرعت یک خبر ناقص و در مواردی تیتر خبر یک رویداد را بر روی سایت خود می گذارند تا به اصطلاح زودتر از رسانه های جمعی خبررسانی کرده باشند و بعد از مدتی همان خبر را از روی مطالب رسانه ها تکمیل می کنند که این رقابت ناسالم نتیجه ای جز دلسرد کردن خبرنگاران و دست اندرکاران رسانه ها ندارد.
باید یادآور شد که سایت برخی دستگاه ها نیز دچار فرایندی اداری شده و مطالب آن بعد از تایید مدیران مربوطه در آن درج می شود و همین امر باعث شده تا مسئولان روابط عمومی هایی که ریسک پذیری ندارند، خبرنگاران را به سایت خود ارجاع دهند تا مبادا با پرسش مدیران بالادستی مواجه شوند.
واقعیت این است که خبر به دلیل اهمیت زمان، قاعده های خاص خود را دارد و محدود کردن آن به روش های بوروکراسی اداری مانعی برای اطلاع رسانی واقعی است .
استفاده از ظرفیت رسانه ها، هنر دست اندرکاران روابط عمومی ها است و آنان باید از این طرفیت به خوبی استفاده کنند نه اینکه با قطع ارتباط واقعی و اثرگذار با رسانه ها انتظار داشته باشند، سایت آنها به مرجعی برای رسانه ها تبدیل شود.
نکته دیگری که برخی از مسئولان روابط عمومی فراموش کرده اند این است که اطلاع رسانی یک جاده دو طرفه است و همانطور که انتظار دارند رسانه ها پیگیر اخبار دستگاه آنها باشد، روابط عمومی هم باید در مواردی پیش قدم شده و اخبار را در اختیار رسانه ها قرار دهد.
*رئیس ایرنا در استان مرکزی